Generelt
Implementering af et nyt ERP system er en ganske stor opgave for en virksomhed. Det kræver mange interne ressourcer og der er risikofaktorer, som man ikke må undervurdere. Virksomheden og dens medarbejdere har selv et stort ansvar for succesfuld implementering og drift af ERP systemet.
Ved at vælge et velfungerende standardprogram som Microsoft Dynamics NAV, undgår man i et vist omfang at bruge ressourcer til at beskrive sine behov. Der er heller ikke risiko for alvorlige fejl, som hæmmer virksomheden i de første måneders drift.
Imidlertid vælger mange virksomheder alligevel at bruge mange ressourcer på at beskrive behovene til en ny ERP løsning. Og endnu flere vælger at tilrette programmet i et omfang, så der opstår risiko for betydelige fejl i de første måneders drift.
Logos Consults implementeringsmetode er opbygget, så jeres virksomhed får størst mulig fordel af at vælge et standardprogram, uden dog at skulle undvære den særlige funktionalitet, som kræves for at gøre alle administrative arbejdsprocesser så rationelle som muligt.
Prototypen
Målsætningen med prototypen er at godtgøre, at væsentlige arbejdsprocesser i jeres virksomhed kan understøttes af Microsoft Dynamics NAV standardprogrammet med de tilretninger, vi umiddelbart anser for nødvendige og praktiske.
Prototypen indledes med en analyse, hvor en af vores mest erfarne konsulenter gennemgår de mest kritiske arbejdsprocesser med jeres styregruppe. Baseret på denne analyse udarbejder konsulenten en beskrivelse af sine anbefalinger. Anbefalingerne kan være metoder til opsætning og brug af standardprogrammet eller tilretninger, som kan implementeres uden at kompromittere fremtidige opdateringer.
Anbefalingerne danner grundlag for grundopsætning og tilretning af standardprogrammet, så vi kan demonstrere de udvalgte arbejdsprocesser for jeres styregruppe. Arbejdsprocesserne demonstreres i en workshop for jeres styregruppe. Dermed burde jeres styregruppe være i stand til at træffe en kvalificeret beslutning om, hvorvidt det samlede projekt kan gennemføres. Der vil også være mulighed for at tilpasse projektet, hvis workshoppen giver anledning til at genoverveje processerne.
Investeringen i prototypen er ikke ubetydelig. Men den giver jer et godt grundlag at træffe beslutning om at gennemføre projektet i sin helhed. Hvis I gør det, er der i prototypen allerede gjort en betydelig del af det arbejde, som kræves ved implementering af programmet.
Hvis projektet skal fortsætte, afholder vi et projektmøde umiddelbart efter workshoppen. På dette projektmøde fastlægges projekttidsplanen og økonomien for resten af projektet. Desuden udarbejdes en liste over de færdigheder, som de forskellige brugerprofiler skal opnå for at kunne betjene programmet.
Licensindkøb
Når beslutning om det samlede projekts gennemførelse er truffet, er det en god idé at indkøbe de programlicenser, der kræves for at I kan få prototypen installeret hos jer selv. Samtidig købes eventuelt et sæt arbejdsprocesbeskrivelser, som I kan bruge til at få jeres egne arbejdsprocesser beskrevet.
Installation af prototype
Vi installerer enten en databaseserver med prototypen og et nærmere antal Microsoft Dynamics NAV klienter, så styregruppen og evt. andre brugere kan begynde at arbejde med programmet.
Det vil ofte være en fordel, at styregruppen støtter sig til prototypen, når jeres arbejdsprocesser skal beskrives.
Udvikling og programtilretning
Baseret på den indledende analyse og de konklusioner, der blev draget ved prototype workshoppen, færdiggør vi de dele af løsningen, der skal tilpasses eller udvikles specifikt til virksomheden. Implementeringskonsulenten tester funktionaliteten og udarbejder dokumentation af de udførte tilretninger.
Installation
Prototypen erstattes nu af den endelige løsning. Det betyder også, at eventuelle data, der er indtastet indtil nu, normalt vil blive slettet. Til gengæld kan både styregruppe og brugere begynde at afprøve jeres arbejdsprocesser i programmet.
I forbindelse med installationen opsættes en rutine til sikkerhedskopiering af Microsoft Dynamics NAV databasen til et område på jeres netværk, hvorfra I selv eller jeres netværksleverandør skal sørge for at databasen løbende kvalitetskontrolleres og viderekopieres til et flytbart medie.
Vores forslag er baseret på installation på bestående udstyr og netværk. Se venligst afsnittet Systemkrav for kravene til dette udstyr.
Superbrugeruddannelse
Vi anbefaler, at I lader mindst to medlemmer af styregruppen uddanne som Microsoft Dynamics NAV superbrugere. På denne to dage lange uddannelse lærer de at arbejde med grundopsætninger i og løbende administration af programmet.
Grunddata
Vores implementeringskonsulent instruerer superbrugerne i at udføre de grundopsætninger, der kræves. Der vil herefter være afsat tid i tidsplanen til at jeres superbrugere kan blive færdige med dette arbejde.
Der afholdes et projektmøde umiddelbart efter grundopsætning af programmet.
Herefter påbegyndes indtastning af stamdata som f..eks. debitorer, kreditorer, varer etc. Hvis indlæsning af stamdata er en del af projektet, vil denne indlæsning blive udført i samarbejde med jer. Brugerne vil desuden blive instrueret i den nødvendige gennemgang og tilpasning af disse data. Der vil herefter være afsat tid i tidsplanen til at jeres brugere kan blive færdige med dette arbejde.
Der afholdes et projektmøde umiddelbart efter stamdataoprettelsen.
Undervisning af brugere
Grundlaget for undervisningen er den færdighedsmålsætning, der er udarbejdet under prototypeforløbet.
Brugerne undervises på lukkede kurser, hvor vi arbejder med det program, der er grundopsat og tilpasset til jeres virksomhed. Kurserne baseres på et mix af standard lærebøger til programmet, jeres egne procesbeskrivelser og dokumentation af eventuelle tilretninger. Til at dække forberedelsen har vi afsat en halv time pr. hele times undervisning.
Åbningsdata og idriftssætning
Vores implementeringskonsulent instruerer brugerne i indtastning og bogføring af åbningsbalance, åbningssaldi og åbningsbeholdninger.
Implementeringskonsulenten vil være til stede på datoen for driftsstart og eventuelt derefter, når og hvis behovet opstår. Afregning sker efter medgået tid.
Dokumentation af løsningen
Microsoft Dynamics NAV har en omfattende online hjælp med beskrivelse af både processer og programobjekter som f.eksk. tabeller, felter og rapporter.
Derudover leverer vi følgende dokumentation til løsningen:
• Standard lærebøger, i det omfang de er tilgængelige, til de dele af programmet, brugerne modtager undervisning i.
• Dokumentation af udførte tilretninger til standardprogrammet.
• Eventuelt et sæt arbejdsprocesskabeloner i elektronisk format, som I kan tage i brug og tilpasse præcist til jeres virksomhed.
Service og vedligeholdelse
Evetuel fejl i de tilretninger Logos Consult har udført, rettes uden beregning inden for 12 måneder fra levering.
Evetuelle fejl i standardprogrammet og eventuelle standard tillægsprodukter rettes kun mod betaling, idet vi dog gerne indberetter dem til leverandøren.
Logos Consult tilbyder at udføre én årlig opdatering til aktuel version af standardprogrammet. Dette tilbyder vi til en pris, der i grove træk svarer til 600 kr. pr. bruger + 15% af tilretningernes værdi + et tillæg for installerede tillægsprodukter. Dermed kan I holde programmet opdateret til nyeste version til en budgettérbar omkostning.
Derudover tilbyder vi en serviceaftale, der giver adgang til telefonsupport i et antal timer, der aftales individuelt, eventuelt med at større antal timer de første tre måneder.
